Inbox Zero 2021

J’ai donc à nouveau atteint l’état de Inbox Zero. Quelques précisions :

Tarif lent
  • Cela signifie que TOUTES mes boîtes de réception sont vides, soit 4 adresses mail majeures, correspondant à mes 4 activités : l’école qui m’emploie, coaching & formation, l’institut que j’ai co-créé, les messages perso.
  • Quand je dis « vides », cela veut dire qu’il y a eu un moment (il y a 3 jours) où je n’avais plus aucun mail à traiter dans aucune boîte. Depuis, quelques mails sont tombés (tel le mildiou sur la vigne), mais cela n’a rien à voir avec le Hard Core (voir réflexions ci-dessous).
  • Pour information, la dernière fois que j’ai atteint Inbox Zero, c’était en 2012, il y a 9 ans ! Et avant cela, en 2011 (deux fois) et 2008. En résumé, uniquement 5 fois en plus de 15 ans.
  • Depuis 2012, certes, j’avais atteint des points bas (5 mails dans la boîte…), mais jamais zéro. C’est dire si c’est une quête titanesque, un tonneau des Danaïdes, ou comme je l’ai déjà prénommée, une écurie d’Augias.

Cela m’inspire trois types de réflexions : pragmatiques, statistiques, philosophiques.

Quelques réflexions pragmatiques ( = mes trucs & astuces)

Ceci n’est qu’un résumé de tout ce que (1) j’ai écrit depuis des années sur ce sujet et (2) ce que je traite en sessions de formation sur « gestion du temps et du stress ».

(1) Avoir une boîte de réception commune

Thunderbird propose fort opportunément de créer des dossiers virtuels, paramétrés par une recherche donnée. J’ai donc activé un dossier virtuel contenant tous les messages de mes 4 boîtes de réception. C’est assez pratique d’alterner entre cette boîte commune (« voilà tous les messages que je dois traiter ») et les boîtes dédiées à une activité donnée. Le fait d’afficher le nombre de messages de chaque boîte est aussi très utile pour traquer les retardataires.

(2) Utiliser les raccourcis et les templates

Tant qu’on est dans les conseils techniques, vous connaissez mon intérêt pour l’automatisation des tâches, notamment avec des raccourcis clavier. Au risque de me répéter, ces raccourcis me font gagner des dizaines (centaines ?) d’heures par an. Et pour les textes longs, j’ai un dossier contenant des exemples de mails récurrents : ouvrir le fichier, copier-coller les 5 à 50 lignes de message, ajuster à la marge, envoyer.

(3) Une boîte de réception n’est pas une ToDo liste

Inbox (allégorie)

Ah, le réflexe quotidien : ouvrir sa boîte mail, ouvrir un mail déjà lu, se dire « je verrai ça plus tard », le refermer… Grâce à la notion de process popularisée par la méthode Getting Things Done (version FR ici) , et avec l’aide de mon Bullet Journal, j’ai appris de mieux en mieux à vider ma boîte de réception. Vider ne signifie pas forcément « traiter », ça peut être « noter dans un autre système ce qu’il y a à faire, puis archiver le mail ». Cette étape supplémentaire permet justement de prendre un temps de recul, ce qui permet de se poser les bonnes questions sur l’urgent et l’important. Et cela a le mérite de diminuer le nombre de messages restant dans la boîte de réception. Bref, il s’agit de transformer les mails en tâches, et de déporter ces tâches dans un système dédié – car une boîte mail n’est pas un système de gestion de tâches.

(4) Avoir un œil sur le mail le plus ancien

Conformément à la sainte trinité de l’urgent, l’important et le truand, je me méfie des truands, ces mails reçus il y a longtemps et qui contiennent une bombe à retardement. Aussi, de temps en temps, au lieu de faire la technique classique Top-Down (je commence à traiter le mail le plus récent), je passe en Bottom-Up (je commence par le mail le plus ancien). Avec – merci encore à Getting Things Done – la contrainte de Touch Once, pour éviter d’ouvrir le mail et dire « je verrai plus tard » avant de refermer. C’est ici que la technique du hard core est très utile (cf. ci-dessous).

(5) Traiter le hard core différemment

Hard rock

Une fois que l’on a traité le tout-venant, il reste souvent un hard core, c’est-à-dire un magma de quelques (dizaines de ?) mails qui sont rétifs à tout traitement. Ce genre de mails qu’on ouvre-consulte-referme plusieurs fois. Bref, un nid à procrastination. Et comme pour toute procrastination, il faut changer de braquet. Un petit arbre de décision peut aider : dois-je vraiment traiter ce mail ? Se poser vraiment la question (conséquences de ne pas traiter ?). Si la réponse est Oui => Qui d’autre pourrait le faire ? Si la réponse est « Uniquement moi » => technique hard core. La technique hard core est un ensemble de techniques anti-procrastination dont je me suis inspiré dans cet excellent mini-livre par John Perry, maître procrastinateur autoproclamé.

Quelques réflexions statistiques

Depuis 2012, date de ma dernière Inbox Zero, j’ai compilé le nombre de mails traités par an. Attention : ce sont les mails que j’ai archivés, donc cela exclut les spams et ce que j’ai détruit. Il y a aussi eu, brièvement, un comptage des textos / SMS. Cela peut donner une idée du flux des messageries parallèles (whatsapp – maintenant Signal, FB messenger, MP linkedin…)

Nombre de mails traités, par an et par activité

*ISP = institut des sciences de la personnalité

Ce tableau est instructif, notamment dans ses pics (par exemple l’année 2015, année difficile dans ma vie).

Il y a aussi des effets de brouillage : pour les années les plus anciennes, j’archivais aussi certains messages automatiques, des spam – ce que je ne fais plus du tout. Enfin, dans les temps anciens, j’utilisais mon mail pro pour quantité de choses (coaching, perso…). C’est pour cela que je donne aussi une colonne « Total mails traités ». Je trouve les moyennes vertigineuses. Si l’on couple cela à mes calculs savants de 2009, cela donne, en équivalent annuel :

Un mail à l’endroit, un mail à l’envers…
  • 12 592 mails traités, soit,
    • à raison de 52 mots en moyenne par mail : 654 000 mots lus ou écrits.
    • et à raison de 590 mots par page : l’équivalent de 1 110 pages imprimées ( > 2 ramettes de papier)
  • Il s’agit de volume traité, non pas de volume total. En effet, dans le contenu de chaque mail, seuls 5,5% représentent du texte utile. Le reste, soit 94,5%, sont les citations des mails précédents, les en-têtes et signatures. Ce qui nous amène (je résume) à l’idée suivante : si j’imprimais tous les mails d’une année, cela donnerait plus de 20 000 pages A4, soit 40 ramettes de 500 pages… Surtout, ne pas se poser la question de la valeur ajoutée de ce temps passé, ou de son coût.

Ce qui nous amène en conclusion à quelques réflexions philosophiques

Cool, papa, cool

Je me demande depuis toujours ce qui me pousse à vouloir vider cette boîte. Je rencontre quantité de collègues ou de managers qui ne s’embarrassent pas de cette quête. Et pourtant, j’ai vraiment du mal avec l’idée suivante : si vous avez 1442 mails dans votre boîte de réception, comment êtes-vous sûr d’être « à jour » ? La tactique consistant à traiter les mails les plus récents est dangereuse, car elle donne la priorité à un mode réactif, dans lequel ce n’est pas vous qui décidez ce qui est prioritaire.

Pour être transparent, je pense que de mon côté, il se joue aussi un mécanisme émotionnel : je ne veux pas être pris en flagrant défaut de ne pas avoir répondu – même si le mail date d’il y a plusieurs semaines. C’est une attitude sur laquelle je travaille depuis des années, et qui m’a permis de classer des mails sans y répondre… même si c’est encore une trop faible minorité.

Et vous, quelles sont vos réflexions sur ce sujet ? (Vous pouvez aussi m’envoyer des félicitations !!)

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2 réponses à Inbox Zero 2021

  1. Christian dit :

    Félicitations ! ça me laisse pantois !

    Comme tu le suggères, l’inbox zéro ne m’apparaît pas à titre personnel, un objectif souhaitable, pour la bonne raison que ton inbox comme le dit l’adage : ce sont les priorités des autres qui atterrissent chez toi.

    De mon côté, c’est un combat permanent entre ne pas se laisser distraire de ses objectifs, de ne pas procrastiner facilement à coups de dopamine (refresh refresh) et la civilité et le professionnalisme (= répondre à ses mails).

    J’aime ta solution simple de faire évoluer sa boîte mail en gare de triage pour un autre système de todo list qui permettra de mieux arbitrer entre les différents impératifs.

    • Docthib dit :

      Nous sommes bien d’accord, Christian ! Ce qui ne m’étonne guère… 😉
      J’avais oublié que c’était la Dopamine, la drogue de la nouveauté qui fait tant de ravages dans notre addiction – le mot est trop fort – aux réseaux sociaux. Là où nous différons, c’est dans l’approche. En fait, pendant des années, j’ai répondu aux mails en première tâche du matin, tout en me disant “ce n’est pas ça le bon truc, mieux vaut caler 2 heures de bon boulot, le mail peut toujours attendre”. J’en reviens un peu. Une boîte vide permet de ne plus avoir ce nagging feeling de voir tel mail “hard core” et sa charge mentale. Mais c’est encore trop tôt pour juger du résultat…
      Enfin, une réaction : je ne suis pas sûr que ce soient les priorités des autres qui atterrissent dans nos boîtes. C’est leur gratouillis du moment, leur passage de patate chaude, leur “je tente le coup”, tout autant que leurs priorités. J’ai l’habitude de dire que “l’urgent, c’est l’important des autres”. En d’autres termes, quand c’est dans ma boîte, c’est MOI qui décide de la priorité 😉
      Toujours un plaisir d’échanger avec toi 🙂

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