CovidCampus #2 : Communication (FR)

Ce thibillet fait partie d’une série de réflexions sur la crise du Corona virus et le passage immédiat de mes cours en présentiel à une version en ligne.

C’est annoncé : la France vient de passer en stade 3 de l’épidémie de Coronavirus. Après l’annonce par mon école de la fermeture de l’établissement pour tous les étudiants (tous les cours étant désormais basculés en ligne), nous passons désormais à une situation de confinement national.

Un seul F vous manque, et tout est dépeuplé…

Cela signifie encore plus de distanciation sociale, et cela justifie un thibillet sur l’adaptation de ma communication. Comme pour le précédent billet, je suis intéressé par toute réaction ou suggestion.

Dans cette situation de confinement social, la communication va énormément passer par l’e-mail. Voici donc les quelques solutions et règles que j’ai mises en place dans les dernières 48 heures. La plupart de ces solutions s’inspirent de mon cours de « gestion des e-mails ».

  • Gérer le flux entrant. J’ai mis en place un message de réponse automatique à tout e-mail reçu, en français et en anglais. Voici ce message, si jamais vous souhaitez vous en inspirer :
    • Compte-tenu de la crise du Coronavirus et de la fermeture d’ESCP Business School pour les étudiant(e)s, je travaille à la mise en ligne de tous mes cours. Cette charge de travail supplémentaire est énorme.
    • En conséquence, merci de noter que je ne répondrai pas à tous les mails, ou alors avec des délais de réponse supérieurs à la normale.
  • Gérer le stock. Il fallait aussi tenir compte de toutes les personnes qui m’avaient écrit dans les derniers jours ou dernières semaines, et auxquelles je n’avais pas encore répondu. J’ai donc rédigé un message qui s’inspire de la notion de banqueroute d’e-mail (e-mail bankruptcy). Voici mon message, si jamais vous souhaitez vous en inspirer :
    • Ceci est un message générique en réponse à un mail que vous m’avez envoyé dans les derniers jours / semaines.
    • La situation va désormais être compliquée pour moi, étant donné qu’à cause de la crise du Coronavirus, l’ESCP Business School est fermée aux étudiants à partir de lundi matin. Je dois donc transformer tous mes cours en un équivalent en ligne – avec tout l’investissement additionnel que cela représente, et toutes les déperditions de qualité auxquelles on peut s’attendre. Cela veut dire que dans un agenda déjà très chargé, je dois faire passer en priorité le fait que les heures de cours soient assurées, mais sous un format totalement différent. En d’autre termes, je suis passé en mode « gestion de crise ».
    • Si votre demande était importante et ne peut attendre (c’est vous qui êtes seul(e) juge), n’hésitez pas à me renvoyer un mail en indiquant votre demande précise. Sinon, merci de me recontacter quand la situation sera stabilisée. NB : je ne souhaite pas rompre la communication. Si vous voulez me contacter, n’hésitez pas, mais sachez que je ne pourrai pas répondre à tous les messages.
  • Maintenir le contact avec mes étudiant(e)s. En référence à ce que j’ai appelé mon premier nord magnétique dans ma boussole morale, j’essaie d’envoyer un message par jour à mes étudiants, dans le but de compenser pour partie la distanciation sociale et de maintenir un esprit de groupe rassemblé autour de notre école. Sur le fond, ces messages sont la plupart du temps informatifs, pour indiquer la progression de mes réflexions et les décisions que j’ai été amené à prendre dans le cadre du cours. En terme de forme, j’essaie d’inclure toujours 3 éléments dans mes messages :
    • Un état d’esprit positif, que j’ai résumé par le slogan”Keep Calm and Carry On”, dont j’ai toujours trouvé l’histoire passionnante. En ce qui me concerne, et compte tenu de ma personnalité, cet état d’esprit passe notamment par de l’humour et de l’empathie, fondés sur nos valeurs communes.
    • À chaque fois que j’annonce un changement de règles concernant le cours, cela va toujours dans le même sens : alléger la contrainte. Par exemple, rallonger le délai de remise d’un cas ; rendre optionnel ce qui était obligatoire ; réduire les attentes sur un travail donné ; annoncer qu’un travail ne sera finalement pas noté, mais que chaque étudiant aura un feed-back.
    • Enfin, autant que possible, j’indique que je reste à l’écoute de toute demande ou toute inquiétude, et que les étudiants peuvent me contacter à tout moment.

Et vous, avez-vous des conseils sur la communication en période de confinement ?

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