Exemples de mails – bon exemple (?) et mauvais exemple (!)

Suite à la demande de matthieu, j’illustre “comment écrire pour ceux qui n’ont pas le temps de lire”.

Je prends un exemple – réel – dans ma correspondance, de ce qu’il faut faire pour avoir une chance d’avoir une réponse :

Objet : Connaissez-vous un gestionnaire de projet “GTD” ?

Bonjour XXX et YYY,
je vous écris en tant qu’experts, pour une demande d’info.
En une phrase : connaîtriez-vous un utilitaire de gestion de projet
– en ligne et/ou synchronisable en ligne
– orienté « méthode Getting Things Done »
– correspondant à un cahier des charges précis que je vous détaille ci-après.

La suite de ce message est organisée comme suit :
1. Mon historique, pourquoi cette demande (aide à mieux comprendre)
2. Ce que j’ai cherché
3. Ce que je cherche (cahier des charges)
4. What next

1. Pourquoi cette demande.
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD, et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire.

2. Ce que j’ai cherché.
J’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, en variant les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), et enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne, et vous avez peut-être la solution.

3. Ce que je cherche (cahier des charges)
a. une solution en ligne, accessible depuis n’importe quel ordinateur OU BIEN une version en local (idéalement, développée sur toutes les plateformes Windows, MacOS, Linux), par exemple un truc en Java.
b. synchronisable. Si c’est en ligne, pas de problème, si c’est en local, que les fichiers soient faciles à transporter.
c. utilisant un système d’arborescence, genre carte mentale attachée à ce message. Du drag and drop, ce qui permet de réorganiser facilement, et de *visualiser*.
d. qui permette un suivi du temps passé, avec un % de complétude du projet. Et évidemment des codes couleur par projet.
e. interfacé avec un calendrier visuel (jour, semaine, mois), voire qui imprime des todo lists thématiques par période (jour, semaine, mois)
f. qui garde la mémoire des jours passés, et ce que j’ai accompli ces jours-là.
g. en revanche, les solutions de travail de groupe sont peu importantes pour moi : je travaillerai seul sur ce programme, donc pas besoin d’affectation compliquée de qui fait quoi, alertes mail ou gestion d’un agenda collectif.

Ce qui se rapproche le plus de ce mouton à 5 pattes : Action Outline (mais il ne répond pas aux points d. et e.) ou FreeMind (génial pour l’arborescence et le multiplateforme, mais ni d. ni e. et n’est pas conçu pour ça).

4. What next
J’aimerais bien vous rencontrer, séparément ou ensemble, pour qu’on échange nos trucs sur le thème « comment vous organisez-vous ? » Je pense à l’agenda, au mail, aux todo, à l’utilisation du téléphone portable. J’invite à déjeuner (et pas à la cantine…) qui veut quand il le veut pour qu’on en parle.

Merci de votre aide / de vos conseils, et à bientôt.
Amicalement,
Chr.

Même sujet, exemple de ce qu’il ne faut pas faire :

Objet : une question…

Bonjour XXX et YYY,
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD (vous la connaissez, non ?), et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire. Mais moi je voulais systématiser l’approche, en utilisant un logiciel. Ce n’était pas facile, car je n’y connais rien. J’ai donc faire des recherches sur Google. ça m’a pris du temps, mais ça le valait bien. Il faudra d’ailleurs un jour que je rédiger une méthode sur “comment chercher sur Google” (qu’en pensez-vous, ce serait utile, non ?). Bref, j’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, mais c’est vraiment du web 2.0 aux petits pieds, je me demande comment des mecs comme ça arrive à lever des fonds, à mon avis la Bulle 2.0 va bien péter d’ici peu. Bon j’ai varié les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), il n’y en a que pour Excel, ce panurgisme Microsoftien commence à m’étonner, quand donc les gens se tourneront-ils vers l’Open Source, il y a quand même des arguments forts, qui dépassent la gratuité… Enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne.
Voilà, merci de votre aide.
Chr.

Ce contenu a été publié dans Productivité. Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

0 réponse à Exemples de mails – bon exemple (?) et mauvais exemple (!)

  1. matthieu dit :

    merci: c’est particulièrement clair et illustratif. un peu déprimant pour moi aussi, parce que je dois bien admettre que mes e-mails sont plus proches du "mauvais" que du "bon" exemple… néanmoins, je me rends compte en lisant ce mauvais exemple du supplice que je dois infliger à mes correspondants :o)

  2. Julien dit :

    J’en sais pas beaucoup sur le sujet, mais je veux bien déjeuner 😉

  3. Docthib dit :

    @ Julien : alors déjeunons, et on ne parlera pas d’e-mail. Anytime, amigo, t’auras peut-être même un dessert avec une bougie, pour tes … ans.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.