Productivité, e-mails, GTD…

Pour faciliter la lecture de la rubrique Productivité, j’ai mis sur une page à part (en l’occurence, celle-ci) la liste de toutes les entrées de blog traitant de ces sujets. C’est ci-dessous (thibillet le plus ancien en premier).

Productivité – pensées séminales

Je lance ce jour-ci la rubrique Productivité.
J’en ai déjà parlé.
Voici, en quelques idées résumées, ce que je pense en faire dans les prochains jours, mois, années, siècles :

  • Nos outils technologiques, perçus comme des sauveteurs, deviennent des tyrans ;
  • Les journées ne sont pas plus courtes, mais la charge de travail devient plus grande. Il faut donc apprendre à se défendre ;
  • J’identifie pour l’instant quelques champs de gains de productivité, que j’amenderai / détaillerai / développerai :
    1. La relation au temps, le temps absolu (important), le temps relatif (urgent) ;
    2. Les e-mails : comment survivre ;
    3. L’agenda : comment vivre bien ;
    4. Les réunions : comment vivre dans deux mondes parallèles ;
    5. Les listes de tâches (to-do lists) : passer du temps à lister, ce n’est pas perdre son temps ;
    6. Et puis, même si ça n’est pas politiquement correct : la Rage et la manipulation, comment en profiter, comment les utiliser, autant que possible.

Bienvenue dans mon monde.

Pourquoi je n'aime pas g-mail

J’en suis un utilisateur compulsif, mais je n’aime pas gmail, parce que tout est dans la même boite de réception, avec le message lénifiant suivant « ne classez plus rien, il suffit de faire une recherche ».
Bien sûr, mon con, mais pour faire une recherche, il faut se souvenir du mot-clé qui va bien. Or, le principe du mail tel que je le pratique, c’est « une messagerie vocale écrite ». On t’écrit, ça enregistre, et après, tu gères, tu effaces, tu agis. Puis tu classes.
Une boite de messagerie où l’on ne classe pas est une boite où tout est en fatras.
Exemple : je suis rentré tard, il y a deux nuits, et dans un état discutable. A l’époque, j’ai vu que j’avais un mail – consternant – sous gmail. Je me suis dit – merveille de l’éthylisme – « ouah éh, pfou, j’y répondrai demain, à cette c…réature ». Depuis, deux jours après, je suis toujours infoutu de retrouver son mail, perdu dans une sous-conversation antédiluvienne.
Autre exemple : merveille de la compulsion, on lit pour lire, pas pour agir. Résultat : je viens de retrouver par hasard un mail de Julien, bon, ça datait pas trop, mais si je n’avais pas parcouru ma boite, je l’aurais totalement oublié…
Quand par ailleurs, on note que gmail peut désactiver votre compte – et vous couper ainsi de vos mails, agenda, documents en ligne – ça rend plus prudent…

Premier adage de la productivité : utiliser des outils qui libèrent notre mémoire, pas des outils qui la surchargent.

Productivité – Chronos

Traitons donc du temps. Rien ne sert de chercher à améliorer sa productivité si l’on ignore le temps. Ou plutôt les temps. Ce sera un thibillet rapide, tant les choses sont simples.

  1. Avoir un temps précis. Il existe des horloges atomiques accessibles gratuitement, on peut même les insérer dans son blog (colonne de gauche, en bas) ou dans une page web (à droite). Idéalement, régler l’horloge de l’ordinateur pour se synchroniser sur un temps précis (prélude utile pour l’étape 2.)
  2. Télécharger un petit utilitaire qui se lance au démarrage et affiche l’horloge en transparence par dessus tout le bordel du bureau, et permet de suivre la dégringolade des grains de sable qui nous rapproche tous de la mort (oui, même toi, là, avec ton doigt dans le nez). Pour ma part, j’utilise ClockX chez moi, au boulot, en salle de cours…
  3. Apprendre à éviter l’effet zapping : éteindre le logiciel de messagerie de temps en temps, se fixer des plages de temps.
  4. Dissocier toujours les tâches importantes des tâches urgentes. L’urgent-important, OK, on traite. L’urgent-pas important ne devrait pas passer devant l’important-non urgent.
  5. Au besoin, relire Sénèque, De la brièveté de la vie. Je cite de mémoire :

A propos du temps : nous jouons avec un des éléments les plus importants de notre vie, et pourtant, nous le traitons comme s’il était futile, consommable sans restriction, et comme si sa valeur était nulle parce que nous ne le voyons pas.

Productivité – Correos

Comment gérer les e-mails. J’en ai parlé, poète, plus d’une fois, de manière énervée, désabusée, sociologique ou académique, avec une nuance comptable, mais avant tout, taxonomique.
Le mail était dans la tombe, et nous les brisait menu.

Quelques pensées productives.

Objectif ultime : ne plus avoir de mails dans sa boite « Messages reçus »
Objectif tolérable : que les mails dans la boite « Messages reçus » puissent tous être vus sur l’écran. J’ai défini ma limite à 10-15 maximum.

Les mails, comme les problèmes de baignoires, ou les rapports financiers, sont constitués de deux choses : des stocks, des flux. Une baignoire qui déborde, c’est quoi, hein ? C’est un robinet qui crache trop (flux), une bonde qui n’absorbe pas assez (flux), mais aussi un réservoir d’eau croupie avec un corps adipeux dedans (stock). Donc gérer les mails, c’est d’abord gérer le stock (dégraisser le corps adipeux) puis gérer le flux (brancher le robinet directement sur la bonde).

I. Réduire le stock

  1. Chronométrer. D’où l’importance d’une certaine relation au temps. Chronométrer, cela veut dire chronométrer le temps mis pour traiter 10 mails, 30, 100 mails. Cela permet de connaître le temps que ça prend par mail, entre ceux que l’on se contente de classer ou détruire, les réponses lapidaires (« OK »), les mails de dix lignes, et ceux qui nécessitent d’avoir lu un document (au hasard, en cette période de l’année, un mémoire).
  2. En fonction des statistiques obtenues à la question 1., définir des plages de temps. « J’ai 30 mails, cela me prend en moyenne 1 mn par mail, il me faut 1/2h ». Cela permet de mesurer le temps nécessaire, mais aussi, de cantonner la gestion des mails à des plages horaires définies.

II. Gérer le flux

  1. Si possible, répondre immédiatement.
  2. Essayer de répondre à l’objectif ultime, donc, ne pas conserver le mail pour se souvenir d’accomplir la tche : accuser réception, classer le mail, et ajouter une entrée dans la to-do list.
  3. Si ça marche avec vous, classer les mails « qui nécessitent du temps » (au hasard, lire un mémoire) dans un dossier « 30 minutes », qui contiendra tous les mails nécessitant chacun au moins 30 minutes de lecture (voire plus). Cela ne marche pas avec moi, donc je les garde dans la boite « Messages reçus », jusqu’à traitement.
  4. Libérer la boite principale. Donc utiliser à fond les filtres et l’antispam intégré. Par exemple, définir que tous les mails où l’on est en copie (et non en destinataire premier) doivent aller dans le sous-dossier « Copie » (filtre) ou bien déterminer que tous les messages provenant de tel émetteur (ex : pubs, lettre de com interne) sont des spams, donc vont dans la corbeille. (mais il est conseillé de regarder la corbeille régulièrement)
  5. Définir des plages de temps, et de non-temps : consacrer certaines plages de temps à la gestion des mails, puis éteindre son logiciel de messagerie (plage de non-temps, pour travailler concentré sur d’autres choses, sans être dérangé par la compulsion du « Tilou » qui indique un nouveau mail).
  6. Ne pas utiliser un mail en ligne (gmail, yahoo mail, Notes) mais plutôt un client mail en local (thunderbird). Plusieurs avantages : évite d’attendre que la page se recharge à chaque fois (gain de temps, Chronos) ; permet de télécharger les mails et de travailler hors ligne (dans un train, un avion) ; permet tout de même de garder ses sous-dossiers en ligne (serveur IMAP, et non POP).

Ultime idée, mais pour les conquistadors comme moi : se mettre systématiquement en copie cachée des messages auxquels on répond. Inconvénient : ça double le nombre de mails reçus ; avantage : on a toujours toute la correspondance. Avec un client mail en local, on peut faire des recherches par mot-clé. Bref, on peut justifier ce qu’on a dit, et à quelle date. Pratique, vis-à-vis de certains pénibles…

In the wee hours of the morning

Rassurez-moi : il y a bien un jour où je pourrai utiliser mes documents pédagogiques sans les remettre à jour à chaque fois ? Parce que là, je commence à fatiguer… Le seul point positif : j’en ai profité pour encoder presque 2 jours de musique, quelques 730 morceaux, 3,7 gigs (et encore, c’est pô fini, j’en suis à 1/6ème, à peu près) que je pourrai mettre dans mon iPod, que celui-là, il marche.
Et je vais me coucher au son du « Destin du voyageur » (Arthur H + Jacques H).

Productivité – Corréos Tips

A propos de l’e-mail : on survit mieux quand on considère qu’il s’agit – littéralement – d’une opération de survie.
D’où la stratégie du Ping-Pong.
– Hello serais-tu libre pour parler de ça, ça et ça ?
Réponse : oui, avec plaisir, mais pas maintenant, quelles seraient les dates qui t’arrangeraient dans 3 semaines ?

Avantage : e-mail traité, géré, classé. Balle dans le camp de l’adversaire. S’il répond (proba = 12%), pas de problème, agenda, vérification des dates possibles. S’il ne répond pas (proba = 88%), hop, balle en touche, ou plutôt, balle de golf envoyée dans les fourrés. Et elle y restera longtemps, elle prendra la pluie, elle comprendra qu’elle n’est que matière corruptible dans un monde où celui qui survit, c’est celui qui renvoie la balle…

Gestion des mails – phase 1, la mesure

Dans un thibillet de l’essentielle rubrique Productivité, je parlais des mails comme du stock (courriers passés à traiter) et du flux (courriers entrants).
Prolégomène, raffinement, et préparation d’action.

Prolégomène

Je ne vais parler ici que de ma messagerie pro, mais les frontières sont floues. Plus le temps passe, plus j’essaie d’avoir toutes mes adresses mail qui tombent dans la même boite. Grand débat, sur lequel je ne suis plus d’accord avec Yann (à développer, ou à choisir suivant le goût de chacun).

Raffinement

Trois variables :

  • le nombre de mails restant à traiter dans la boite (pour moi, à cette minute, 31) dit Le Stock ;
  • le nombre de mails arrivant dans la boite chaque jour (statistique à définir, intuition : 40 à 60), dit Le Flux ;
  • le nombre de mails que je peux traiter en une journée (statistique à définir), sachant que je ne fais pas que ça (si, si, sérieux…).

Quelques propositions logiques, et leurs sous-propositions

  • Si La Vélocité* est supérieure au Flux, le Stock diminue, c’est bien.
  • Si La Vélocité est inférieure au Flux, le Stock augmente, c’est pas bien.
    • Augmenter la Vélocité
    • Diminuer le Flux

* NB : je raisonne en valeurs moyennes quotidiennes; il faudrait plutôt mesurer cela sur une semaine, pour tenir compte des cours, des réunions avec des fcheux, etc.

Préparation d’action

La semaine prochaine, si j’ai le temps :

  • Je mets les (31 ?) mails restant à traiter à part, pour démarrer avec une boite vide
  • Je laisse les mails entrants, et mes réponses (car je me mets en copie systématiquement, cf. le thibillet original) dans la boite, où je les vois s’accumuler pendant la semaine
  • A la fin de la semaine, j’aurai normalement une semaine de Flux, et ma Vélocité.
  • Je passerai alors à la formulation de stratégies
    • d’éradication (diminuer le Stock),
    • de productivité (augmenter la Vélocité),
    • éventuellement d’éducation (diminuer le Flux).

Gestion des mails – phase 2, l'analyse

Après un peu plus d’une semaine de mesure de mes flux de mails entrants et sortants (genèse ici), j’ai quelques chiffres. Ceci est mesuré sur une semaine calendaire, soit 5 jours de travail (le week-end, je reçois peu de mails, et j’en envoie encore moins), et cela exclut :

  • les spams qui n’avaient pas été stoppés auparavant (4-5 spams arrivent à passer chaque jour, mais j’ai éduqué Thunderbird, et ils vont directement dans la corbeille) ;
  • les listes de diffusion auxquelles je suis abonné (les différentes listes OpenOffice, la liste du MBA Exec 2005), qui sont autoamtiquement filtrées vers des sous-dossiers.
  • Mes autres adresses e-mail.
  • les chiffres suivants sont donc « propres ».

Sur 5 jours de travail :

  • J’ai commencé avec un Stock* de 31 mails (*rappel de la taxonomie dans le thibillet sus-cité)
  • J’ai envoyé 97 mails, soit un Flux Sortant* de 20 par jour
  • J’ai reçu 175 mails extérieurs, soit 35 par jour, auxquels je rajoute les 97 mails que j’ai envoyés – et dont je suis automatiquement en copie – ça fait 272 mails, soit un Flux Entrant* de 54 mails par jour.
  • Je n’ai pas répondu à tous les mails, tout simplement car certains étaient pour info, ou étaient la fin d’une conversation.
  • J’ai terminé la période d’observation avec 19 mails dans le Stock.

Analyse et commentaires :

  • Sur 175 mails, 97 ont nécessité une réponse, soit un mail sur deux. La mesure n’est pas tout à fait exacte, car je ne suis pas qu’en mode réactif : il y a de nombreuses fois où j’ai lancé moi-même un sujet.
  • En 5 jours, j’ai gagné 12 mails de stock, c’est dire la lenteur de ce travail quand 90% du temps consiste à répondre à des mails entrants.
  • Je suis donc rassuré : sur une semaine-type, ma Vélocité* est supérieure au Flux entrant*, et j’entame le Stock*

Etape suivante : la not-to-do list de l’e-mail.

GTD – le pitch

Cela fait plusieurs mois que je parle de ma recherche de productivité, notamment cristallisée par le bouc émissaire du mail, mais pas seulement. Et puis, il y a deux semaines, j’ai eu une illumination, apportée par un étudiant. Depuis cette date, j’ai travaillé, pas mal, sur les méthodes, les outils, les programmes informatiques. Aujourd’hui, je suis un peu plus avancé, mais encore très méfiant : je me souviens très bien de mon enthousiasme pour certains livres, quand j’en étais au premier chapitre, j’en parlais beaucoup… et je ne finissais jamais le livre.
Je n’ai pas fini le livre Getting Things Done, mais je le lis. Et surtout : aujourd’hui, j’ai rangé mon bureau, accomplissant un travail de dé-stratification qui datait d’au moins 5 ans. Et je ne l’aurais pas fait sans les quelques petits trucs, simples, de bon sens, mais bien pensés, de Getting Things Done.
La suite des thibillets sur le sujet, si je les publie, sera :

  • Ma première rencontre – l’illumination
  • La quête de sens – les outils (et l’escroquerie du web 2.0)
  • La quête de sens – le livre (et l’escroquerie de l’auteur 😉 )
  • Retour à la simplicité pour un technologue – découpage coloriage
  • Les cartes mentales, encore et toujours
  • Reprendre sa vie en main.

Et je laisse à part les thibillets sur le mail, qui méritera sa saga personnelle.