Blogthib, ou thibierge.flou

Comme un orpailleur, je passe mes e-mails au tamis. Au lieu d'aller courir, je remonte le flot des mails. Ce week-end, j'ai acheté un CD rom de dactylo, je vise à être le Jimi Hendrix du clavier.

Paradoxe : plus le temps passe, plus l'accès à l'information devient facile ; mais plus celle-ci devient évanescente.
Bon, je recommence.
Je suis en train de travailler sur des séries historiques, des chiffres économiques, me demande pas, je vais te prendre la tête, et tu as ton hamster à nourrir, je sais bien que je ne suis pas grand chose dans ta vie, juste quelques pixels sur un écran, ou un pantin en amphi, tu vois le topo.
Arrête de m'interrompre, je perds le fil.
Je compile des séries économiques, et j'utilise mon chéri OpenOffice pour faire mes calculs sous tableur.
Ce qui me frappe, c'est qu'il faut développer la virtuosité du mécanicien. Bidouiller dans le cambouis.
Bon, je recommence.
Un tableur, c'est un ensemble de fonctions. Plus le temps passe, plus les producteurs de tableurs (OpenOffice, Google Documents, Zoho...) développent des trucs en plus. Et que je te mets des tableaux croisés, de l'auto-complétion de cellule, des liens web, un distributeur de viagra, des slips en polaire.
Mais les vrais aventuriers, les conquistadors, ce sont ceux qui, il y a 10 ans, inventaient tous les moyens possibles pour contourner les limitations du logiciel.
D'où aphorisme :
Plus l'outil est simple, plus tu es contraint à être ingénieux.
Plus l'outil répond à tes besoins, moins tu es imaginatif.

Voilà un aphorisme que les gars de l'Oulipo ne démentiraient pas.


Après, j'ai continué à écrire, mais ça partait en trucs filandreux, donc je m'arrête là :

Chéris ta clé anglaise, le vrai pouvoir est dans ta main, qui prolonge ton cerveau.

Après un temps de silence (qui pourrait se renouveler), devperso.fr a accouché d'un billet. Comme quoi, ça valait la peine, d'acheter un (trois) nom(s) de domaine. Je suis un financier, je m'engage dans des trucs à coup sûr !

Mon new blog de productivité personnelle tourne désormais sous WordPress avec un hébergement personnel, depuis hier.
C'est peu dire qu'il y a encore des choses à faire, mais c'est marrant, parfois. (Dit-il en retournant en cours). http://www.devperso.fr/

Julien l'a su avant les autres : j'ai ouvert ce week-end un blog dédié à mes interrogations sur la productivité personnelle.
Je voulais délocaliser cette réflexion dans un espace qui lui soit propre, sans forcément me lancer dans une plate-forme que j'administrerais. Je ne suis pas sûr de la longévité d'un tel thème, j'attends de voir, je considère ce deuxième blog public comme une version bêta pour l'instant. Dans les semaines qui viennent, rien de bien nouveau : je posterai là-bas sur des thèmes que mes 3 lecteurs assidus connaissent pour les avoir lus ici. Et on verra bien si ça décolle, façon soufflé, ou si ça retombe, façon soufflé.

Aux US, quand une personne ne peut plus répondre à tous ses e-mails, il arrive qu'elle se déclare en "e-mail bankruptcy" (faillite d'e-mails). Cela consiste pour la personne à détruire tous les mails de sa boite et à repartir à zéro. Jusqu'à la prochaine faillite.
Je propose une extension de ce concept : le time bankruptcy. Je pourrais définir cela comme suit : malgré tous les conseils de productivité appliqués, malgré une gestion qui essaie d'être saine des e-mails, malgré la prise en compte de priorités (important vs. urgent), il peut arriver que l'on y arrive pas, tout simplement parce que le travail qui tombe est supérieur au temps dont on dispose. Et pour étendre encore le concept : évidemment, on ne parle pas que du travail direct, mais il faut inclure les interactions, les réunions. Et tant qu'à faire, inclure aussi la sphère personnelle.
Alors voilà, là, maintenant, je suis en time bankruptcy. Trop de boulot, trop de mails, trop de projets perso, trop d'interactions. Plus envie de rien faire. C'est la limite de toute réflexion sur la productivité : et si, même après avoir appliqué les règles, on a encore trop de choses à faire ?
La solution est probablement dans l'art du bonheur 2, ce livre d'entretiens avec le Dalaï Lama que je suis en train de lire. Mais bon, ce qu'il dit, c'est qu'il faut travailler sur soi-même. Chouette, encore du travail.

J'ai parlé du Chemin de vie, et en parallèle, je lisais "Gagner en efficacité", de Patrick Georges.
A midi, j'ai eu un plantage assez intéressant pour en parler ici : cette sortie de chemin de vie est illustrative, je trouve.
Mon portable a sonné alors que j'entrais au restau avec une amie. Je ne reconnaissais pas le numéro, j'ai répondu. Mon interlocuteur m'a dit qu'il était en train de m'attendre : c'était un déjeuner que j'avais oublié de noter. J'ai ce genre de plantage une à deux fois par an. Ce qui est plus intéressant, c'est la suite. J'ai annulé auprès de mon amie, et suis allé à l'autre déjeuner, parce que je culpabilisais d'avoir oublié un rendez-vous. Typique de l'étape 1 du chemin de vie : j'ai annulé le "nous" (amie) pour "les autres".
Quelques remarques, évidentes pour toute personne normalement constituée, mais pas pour moi jusqu'à très récemment :

• Quand on a un déjeuner important, couper le portable, ou ne pas répondre. J'aurais découvert le message de mon interlocuteur après coup, et je me serais excusé platement. Le terme même de "déjeuner important" est trompeur : quand on fait un truc, on le fait bien, sans zapper vers autre chose, genre la sonnerie du portable.
• Au lieu de cela, à un premier plantage, j'ai rajouté un deuxième plantage. Principe : assumer les plantages, ne pas chercher à les compenser par d'autres, ils ne s'annulent pas, ils s'accumulent.
• Ne jamais réagir à chaud, prendre le temps de se poser pour sortir du contexte "réactif". Parce que c'est impossible de réagir correctement quand on est en ligne. J'aurais dû dire "je vous rappelle d'ici 5 mn", et me poser, et décider ce qui était le mieux pour tous. Et ce qui était le mieux était clairement : je reste déjeuner, et j'assume mon plantage. Il y a quelques pages dans le livre de Patrick Georges sur le fait qu'on prend de mauvaises décisions quand on les prend au feeling, en 3 secondes.

Le seul point positif de tout cela, c'est justement cette leçon. Et je l'écris, pour bien la méditer, régulièrement.

J'aime bien ces petits gadgets qui donnent une information annexe, qu'on peut détourner de sa fonction initiale. J'm'explique-ploc.
J'ai un utilitaire de synchronisation de mes fichiers. Bien pratique pour avoir toujours la version la plus récente des fichiers, à 3 endroits (voire plus) : mon ordi au bureau, mon(mes) ordi(s) à la maison, ma clé USB. Et cet utilitaire donne une info basique, à chaque fois qu'on fait la synchro : le nombre de fichiers concernés (donc modifiés).
Résultat : en deux jours, 50 fichiers modifiés (en fait, un peu plus, j'ai aussi travaillé sur des fichiers qui ne sont pas sur ma clé USB).
C'est un petit indicateur de productivité facile à mesurer, et qui me semble relativement correct (pour mesurer la productivité) : en un jour, combien de fichiers j'ai modifiés / créés ?

Dans la série "les conseils à deux sous qui font gagner beaucoup de temps". Cela faisait plusieurs jours que j'avais dans ma to-do list un truc à faire, assez long (1h-1h30) et je n'avais pas le temps de m'y consacrer. J'appelle le demandeur, et je lui dis "je ne vous oublie pas là-dessus, je vous le fais avant demain soir". Il me répond "Non, mais c'est OK, on a avancé de notre côté, on a envoyé un premier doc". "Ah", réponds-je, "Alors est-ce que vous avez besoin de mon doc ?". Et là, bénédiction des dieux, bouffée d'oxygène, il me dit "Non, on a changé un peu de perspective, on vous tiendra au courant des évolutions".
Je viens donc de découvrir qu'il y a encore une autre manière de gérer des to-dos. J'avais déjà :

1. Ne pas les faire (pas important).
2. Les faire faire par d'autres (déléguer).
3. Les faire.

J'ai désormais :
4. Vérifier qu'elles sont toujours à faire.

2 minutes de coup de fil, 1h30 économisée. Imaginez, si je n'avais pas appelé !
Ce temps dégagé va me servir :

• à rédiger ce thibillet (ça c'est fait)
• à me consacrer à un truc qui n'était pas sur la to-do, qui vient de tomber, et qui est important et urgent
• à travailler sur un de mes projets pendant au moins 1h.

Sensation (très agréable) de contrôle de ma vie (professionnelle...).

Je n'ai pas arrêté de réfléchir à la productivité sur le lieu de travail, et j'ai continué d'expérimenter. Je sais que j'ai un thibillet en déshérence sur le système de capture des notes prises, mais c'est pas pour maintenant.
Là, je veux revenir un peu sur la liste de tâches, avec quelques idées, que je développerai un jour, ou pas.
Faire une liste de tâches, c'est bien à partir du moment où :

1. on arrive à les ordonner par priorité - ce qui implique qu'on aie un système de priorités un peu chiadé, et pas seulement "faut que je le fasse parce que je suis à la bourre"
2. la liste des tâches ne dépasse pas 1/2 feuille A4 (une feuille A5, quoi), sinon, GROS risque de procrastination, déprime. (rien n'est plus déprimant, je trouve, que de retrouver une liste à rallonge sur son bureau le lendemain).

Aujourd'hui, j'ai fait 10 tâches, je suis plutôt content. Motivé, concentré, hop, 10 trucs de moins. Mais cela demande de définir le terme tâche, et on verra qu'il y a un flou.

Ce qui n'est pas une tâche :

• gérer les mails (souvent avec l'agenda), les interruptions (téléphone, collègues), les SMS, voire les réunions
• sinon, ce serait facile : "j'ai envoyé 10 mails, wahou, quelle journée !"
• donc, 10 tâches par jour, c'est en plus du reste.

Cela veut dire qu'à 10 tâches accomplies aujourd'hui, je suis plutôt assez fier.
Maintenant, la vraie question. Qu'est-ce qu'une tâche ?

David Allen, auteur de la méthode GTD, insiste sur le fait qu'on ne peut pas accomplir un projet entier, on peut juste agir sur une succession de tâches, des actions unitaires. Et c'est là où il y a du flou, je trouve.

• Passer un coup de fil, c'est une tâche.
• Rédiger un poly de cours, c'est une tâche.
• Corriger un paquet de copies, c'est une tâche.

Vous voyez le problème ? La granularité. Il me faut 5 mn pour passer un coup de fil, et des heures (plutôt des jours) pour rédiger un poly. Une journée à 10 tâches "coup de téléphone", c'est gnognotte. D'où les deux conseils de Tonton Thib :

1. Décomposer les grosses tâches en bouchées plus facilement grignotables. Exemple : se fixer l'objectif de rédiger 15 transparents, et pas un poly entier ; corriger 10 copies, ou 5 cas. Chacun de ces morceaux sera une tâche, et donnera donc l'impression d'avancer.
2. Ne pas mettre que des tâches rapides (coup de téléphone), mais alterner, doser les efforts. Pas de souci là-dessus : c'est rare qu'on arrive à dire "aujourd'hui, je n'ai que des coups de fil à passer".

Pour demain, reste 6 tâches issues de ma todo d'aujourd'hui. Allez, je recopie ça au propre, et demain matin, j'en rajouterai 4, telle une petite souris grignotant son gruyère sisyphien.

J'en ai parlé depuis... grmmgmrmll... un an, presque. Quand je pense qu'à l'époque, je pensais que ce serait torché "la semaine prochaine, ou dans deux semaines (plouche ou moinche)", eh ben c'est plouche plouche plouche (dit-il en écrasant de ses bottes les vers à sable dans la vase de la plage de Villers-sur-Mer).

Projet Augias (dévoilé ici, il y a presque 4 mois...) :
Atteindre le zen d'une boite mail vide. Boite de réception vide vide vide. Tout a été traité, classé, jeté. (j'aurais dû commencer par jeté).

J'avais déjà parlé de la gestion des mails (préliminaires et Analyse) et donné quelques conseils (le ping-pong, le laisser-couler, comment écrire percutamment et son illustration) et aussi, tenté de quantifier.

Pour venir à bout de tous ces mails, j'ai appliqué

• Tout ce que j'avais développé jusque là en termes de réflexions (cf. liens ci-dessus), plus quelques trucs que je n'avais pas mentionnés : utiliser un client de messagerie local plutôt qu'un webmail ; utiliser les filtres pour classer les mails dans des sous-merdes sous-dossiers ; utiliser des modèles de mails "pré-remplis" (cher XX, j'ai bien reçu votre honorée du tant, dont je réfute l'entier contenu", merci à Mangeclous pour cette référence) ; minuter mon temps, et quantifier le nombre de mails traités.
• Les réflexions de Merlin Mann. Ce gars est un génie dans ce qui m'intéresse. Il a fondé 43 folders, qui parle beaucoup de productivité et de projets. Il a donné une conf aux cadres de Google sur le thème Inbox Zero, et un week-end, je me suis tapé les 54mn de vidéo de cette conférence. Brillant. D'abord, parce qu'il disait beaucoup de choses que j'avais découvertes par moi-même, donc brillant le gars. Ensuite parce qu'il disait des choses que je pratiquais peu ou pas. Eteindre son logiciel de messagerie régulièrement. Se fixer deux règles : ne l'ouvrir qu'une fois par heure (par exemple) ; quand on l'ouvre, traiter des mails (pour éviter le côté "Tiens, je vais voir si j'ai des mails, ah oui, 3 nouveaux, bon, OK, je traiterai ça plus tard"). Je me suis astreint, à chaque fois que je lançais mon logiciel de messagerie, à me dire "je ne quitte pas ce logiciel avant d'avoir fait baisser le nombre de mails dans la boite de réception (évidemment, en-dessous du dernier chiffre que j'avais constaté : si en ouvrant, j'avais 12 mails à traiter, +3 qui tombaient, je devais arriver à 11 ou moins à la fin)".

OK, je vous ai menti. Ce serait la première fois, je crois. Il me reste 2 mails, dans le sous-dossier @Action. Mais attendu que ces mails datent respectivement du 11/07/2005 et du 07/11/2002, on peut considérer qu'il ne sont pas hyper-urgents. Même si je les traiterai, un jour...

Ma boite de réception est vide.
C'est beau.
(silence)

Je commence déjà à m'ennuyer.

Hahaha ! Joke, joke !!

ça ne va pas trop bien actuellement.
Quelques idées sur le mail, pour mémoire.
Boite mail engorgée, que faire ?

1. Compter le nombre de mails (étape cruciale pour la motivation future), et noter l'heure.
2. Passer en mode Process. Je récupère cette notion de la méthode GTD, et je pense qu'elle marche bien pour les hommes (mono-tâches) : se dire "je ne vais pas traiter les mails chronologiquement, mais avec une règle de filtrage mental". Le but : se débarrasser de 80% des mails en 20% du temps.
3. Une fois en mode process, commencer par sélectionner "les mails qui demandent moins de 2 mn". Littéralement. Cela veut dire : réponse rapide, rien à lire, rien à chercher, voire (luxe suprême) il s'agit juste de classer le mail.
4. Une fois que tous ces mails "rapides" ont été traités : Compter le nombre de mails restants (étape cruciale pour la motivation) et noter l'heure.
5. Reste les mails "lourds". Plusieurs méthodes.
1. Les traiter un à un, chronologiquement, tel le cheval de labour. Ne pas oublier de noter l'heure et le nombre traité, histoire de compter.
2. Les balancer dans des sous-dossiers, par thèmes (Action, A imprimer, A noter dans l'Agenda) pour libérer la boite de réception. (attention, les sous-dossiers ne sont pas des mouroirs, danger !!)
3. Les regarder tous dans les yeux, et en sélectionner 5 qui sont vraiment importants. Traiter ces 5. Se congratuler chaudement. S'il reste du temps, en sélectionner 3. Les traiter. Se féliciter avec des vivats. S'il reste du temps, en sélectionner 3 autres. Etc.
4. Être attentif(ve) à la date la plus ancienne. Hier, j'ai traité un mail datant du 16/11, soit avec 2 mois de décalage. Dans le cas qui me concerne, cela aboutit à une perte financière non négligeable...

N.B. Ce que je suis en train de découvrir, et de pratiquer, est que tous ces conseils ne valent que pour les hommes. Les femmes (en général) sont naturellement plus organisées, ça me fait peur par moments.

Fidèle à ma résolution de ne plus parler de mes projets tant qu'ils n'étaient pas déjà engagés sur les rails, je peux maintenant parler, un peu, du projet Protée. Les lecteurs/teuses attentifs/ves auront noté, vu la catégorie de thibillet que je choisis, que j'en avais déjà parlé.
C'est parti donc : je vais voir si je peux enseigner autre chose que de la finance. D'où Protée, qui change de forme mais reste lui-même. Contrairement au projet Phenix, qui est arrêté pour l'instant, mais toujours vivant (pourrait-il en être autrement pour un Phenix ?), Protée n'exige pas de se brûler pour mieux se reconstruire, il s'agit plus de mimétisme, de savoir si j'ai de l'avenir en temps que Frégoli.
Je ne vais pas arrêter de publier dans cette rubrique Productivité pour autant, loin de là. J'ai mon plan de publi, vous l'avez aussi (dans un ancien thibillet), il s'agit de dégager le temps pour accomplir ce chemin avec fluidité.
Mais (mettez ça sur le compte du champagne), je suis confiant :-)

La grande Loulou a saisi la balle au bond de mon thibillet sur les coûts de recyclage. Comme elle s'y était engagée, elle a fait l'enquête en tant que bonne, vraie, professionnelle du journalisme, et nous a livré les fruits de son étude. Beaucoup de chiffres, beaucoup d'acteurs, dans un nouveau secteur certes réglementé, mais qui semble très prometteur... et probablement, bien rentable.
Tout cela est bien conforme à la tendance du moment : l'écologie bien pensée ne peut pas ignorer l'économie. Merci Loulou !

Suite de ma quête de la productivité, c'est-à-dire du bonheur.

Etape 1, conforme au thibillet séminal : se vider la tête.

Il faut donc tout noter, quand ça arrive.

• Image 1 : les pensées sont comme des mouches espagnoles, elles se posent sur ta main quand tu manges, elle n'ont aucune vergogne.
• Image 2 : notre cerveau n'a pas de cerveau, il nous balance des pensées sans aucun ordre, ni priorité, et c'est un grand mélange, improductif et frustrant.
• Image 3 : nous avons en permanence 300-500 problèmes/projets/tâches à gérer, et notre cerveau ne nous en propose que 8-10, plutôt au hasard.

La solution : vider la RAM. Mettre tout sur papier.

Ma solution (mais ne pas oublier le prolégomène du thibillet séminal : chacun sa méthode) :
un carnet papier, que les geeks (dont je suis) appellent hPDA (hipster parietal disgorgement aid, approximativement "Assistant de poche pour vider son cerveau"), cherchez ces mots sur Internet, vous aurez de l'info...

Description :

• Carnet de petites feuilles volantes
• Avec un stylo attaché. Sans capuchon, avec une agraphe, pour pouvoir être attaché au carnet.
• Avec une pince, pour pouvoir sortir les feuilles, les ré-ordonner, et surtout les jeter.
• Avec, au dos, un truc : un calendrier, un plan de métro, quelques haïkus de Bashô...

Avantages (nombreux) :

• Simple
• Portable
• Pas de problème d'adaptateur, de batterie, d'autonomie
• Bootable immédiatement (sans logo pour faire patienter)
• Permet de prendre des notes, faire des croquis, raturer, chiffonner, jeter, compartimenter. En bref, permet de tout faire.
• Super tendance, dans les soirées
• Permet surtout de noter les pensées quand elles arrivent, sans devoir penser à penser plus tard à une pensée...

Idéalement, le hPDA est toujours à portée de main, et il peut y en avoir plusieurs disséminés (exemple d'endroits où les pensées viennent, et doivent être capturées : les chiottes, la douche, le métro (sans ordre préconçu...) )
Et puis : rien ne sert de noter, si ce n'est pas capturé dans un système fiable, simple, motivant, et avec des alertes. (thibillet suivant, ou pas)