Blogthib, ou thibierge.flou

J'ai déjà écrit sur le sujet des e-mails, puis j'ai déporté (un temps) ma production sur un autre blog, je ne sais pas encore si je ne vais pas à nouveau fusionner les deux, mais en attendant, quelques statistiques sur les mails (et le processus opératoire qui a servi à les produire). Et je ne suis toujours pas en Mailbox zéro.

Prolégomène :

Pour un projet professionnel qui me tient à cœur, je souhaitais mesurer assez précisément la production quotidienne d'un cadre qui écrit des mails. N'ayant pas ce cadre sous la main, j'ai pris mon exemple. Même si ma fonction diffère, je pense que ma relation au mail est la même que celle d'un cadre moyen. J'ai donc entrepris de quantifier ma production de mails, à des fins statistiques. (synthèse en fin de message pour ceux que le protocole opératoire indiffère). La question finale était : quel est le nombre maximum de mails par jour qu'une personne peut traiter ?

Protocole opératoire et premiers résultats :

• J'ai pris les mails que j'ai envoyés (donc tapés) entre le 14/12 16h11 et le 18/12 13h32, soit 79 mails. Cela exclut donc tous les mails reçus, les spams, les mails détruits ou classés : seule ma production m'intéresse.
  
• Sur ces 79 mails, j'ai enlevé ceux qui contenaient un attachement, pour n'avoir plus que des mails "texte".
• J'ai sauvegardé ces mails dans un sous-répertoire Thunderbird, et récupéré ce dossier, qui est au format MBX, donc "texte".
• J'ai fait quelques manipulations de ce texte sous OpenOffice Calc. J'ai pris le tableur (Calc) et non le traitement de texte (Writer), car cela accélère les traitements dans un fichier avec des retours à la ligne imposés. Le fichier texte initial comptait 7 618 lignes de texte.
  
• Je donne ci-dessous quelques exemples des manipulations / suppressions (qui prennent plus de temps à écrire qu'à faire...)
  
• suppression des nombreux en-têtes de message (From:, sujet:, X-mailer, etc.)
  
• suppression des citations de messages précédents (qui commencent par ">" dans les messageries texte)
  
• suppression des signatures et champs ajoutés automatiquement à la fin des mails ("si vous recevez ce mail alors que vous étiez pas qui vous êtes censé être etc.")
• Après ce nettoyage, je me suis retrouvé avec un fichier constitué de 422 lignes de texte. En français dans icelui (le texte), cela signifie que sur les 7 618 lignes de texte que j'ai envoyées en 3,5 jours, seules 422 lignes étaient de la production dactylographique de ma part, le reste était soit des en-têtes de message, soit des signatures, soit des citations de précédents mails.
• étant donné que mes mails contiennent 33 lignes d'en-têtes (je viens de vérifier) et 6 lignes de signature, cela fait (33+6)*68 =2 652 lignes
• à rajouter aux 422 lignes de texte que j'ai rédigées
• soit 7 618 - 2 652 - 422 = 4 544 lignes "parasites" issues de la pratique systématique de la citation des messages anciens.
• Il ne me restait plus qu'à copier ces 422 lignes sous openOffice Writer et à demander une statistique. Elle me donne 3 592 mots et 21 071 signes (improprement appelés "caractères" sous OpenOffice). On applique cela aux 68 mails, et cela donne une première information : mes mails rédigés font en moyenne 52 mots, ou 310 signes. J'emploie donc des mots de 5 lettres, en moyenne. (On s'en fout ici, mais vous verrez, ça sert après).
  

Résultats commentés et futures voies de réflexion

• En termes d'électrons, dans les mails que j'envoie, 5,5% sont dûs à ma production (dactylographie), 59,6% sont dûs à ma pratique (et celle de mes correspondants) de laisser la citation de l'ensemble de la correspondance, et le reste est ajouté par les clients de messagerie et les serveurs (en-têtes, signatures personnelles ou légales). Donc les mails, c'est pas mal du vent.
• En 2009 (on ne va pas compter les 13 derniers jours), j'aurai envoyé 4 583 mails.
  
• Si je les imprimais, cela ferait (à 52 lignes par page) 9 874 pages. Presque 20 ramettes de papier imprimante. Une pile d'un mètre de haut. (Ce sont les mails que j'ai envoyés).
• Sur ce texte, j'en ai tapé 5,5%. Soit 546 pages. La taille d'un (moyen) manuel de finance. Chaque année.
• En terme de temps passé à taper :
• En mesurant ma vitesse de frappe ici, j'obtiens une vitesse "dans les conditions idéales" de 47 mots par minute.
  
• Vous voyez bien que ça sert, le calcul des mots... Cela fait 242 090 mots, soit 85,8 heures passées à rédiger des mails.
• C'est évidemment cruellement sous évalué : je ne compte pas les temps additionnels pour répondre aux mails. Temps de lecture, de classement et destruction des mails, de recherche d'anciens mails et toutes les activités annexes nécessaires pour répondre aux mails : téléphoner, imprimer, aller chercher la réponse dans un ouvrage, sur le Web ou dans le crâne d'un collègue, consulter l'agenda...
• J'en arrive enfin à mon dernier calcul, qui essaie de répondre à la question suivante : "combien de mails maximum une personne peut-elle traiter par jour ?".
• Imaginons une personne qui ne fasse que répondre à ses mails, 9h par jour ouvré. Il faut poser quelques hypothèses.
• Je n'ai pas l'info sur le nombre total de mails que j'ai reçus en 2009. Mais je sais que j'en ai gardé 11 000 en archives. Donc première hypothèse : combien de mails parasites reçoit-on chaque jour ? J'appelle mails parasites des spams, ou des mails d'info générale, qu'on doit quand même lire (pour voir que c'est un spam ou un mail d'info) avant de les détruire. Je suppose 20 mails par jour ouvré, qu'il faut lire, mais qui sont sans intérêt. On supposera que ces mails ont le même nombre de mots moyen que les mails que j'envoie, soit 52 mots. Cela fait donc 1 040 mots à lire.
  
• Sur ce site, j'ai calculé ma vitesse de lecture. 405 mots par minute, taux de compréhension 91%, je suis donc un "bon lecteur". Il me faudra donc de l'ordre de 3 mn pour écluser ces 20 mails.  Je n'y crois pas. Cela prend plus de temps que cela, car ce ne sont pas 20 mails à lire à la suite.
  
• Continuons quand même avec les suppositions. Supposons que pendant 9h, je ne fasse que lire des mails, les classer et répondre à certains.
• Dans mes mails classés, je vois que j'ai répondu à 2 mails sur 3 en 2009 (normal, le reste, je l'ai détruit).
• L'équation est donc : "9 heures de travail doivent se répartir entre 100% des mails à lire (à 405 mots par minute) et 66% des mails pour lesquels il faut rédiger une réponse (de 52 mots en moyenne (à 47 mots par minute)"
• Soit 9h x 60 = N x 52 / 405 + N x 66% x 52 / 47
• Je résous et je trouve N = 629 mails. Voilà le nombre maximum de mail qu'une personne comme moi peut recevoir par jour.
  

Bon, c'est du n'importe quoi. Mais comme souvent en modélisation financière, c'est le fait d'avoir fait cet exercice qui souligne les problèmes à creuser après. Les variables de sensibilité sont les suivantes :

1. On suppose que la personne ne fait que lire, taper, classer, détruire. C'est faux. Beaucoup de mails nécessitent d'aller chercher de l'info. Question : temps moyen de recherche des infos ? (et % des mails pour lesquels on doit aller chercher de l'info).
2. Quand bien même on n'a pas d'info à aller chercher, beaucoup de mails demandent de la réflexion. À la vitesse de frappe se rajoute le temps de rédiger dans sa tête, la mise en forme des arguments. Question : % des mails qui nécessitent des réponses plus élaborées que "OK pour moi !" ?
   
3. On suppose que la personne est concentrée, et non susceptible d'être distraite. Ce qui signifie que si elle doit aller chercher de l'info sur Internet, elle va lancer son navigateur, aller chercher l'info et retourner à rédiger son mail... sans faire un tour par fessebouc, sans avoir l'oeil attiré par un fil RSS etc. Question : propension à être distrait de son objectif initial ? (en nombre de minutes, et plus probablement d'heures perdues par jour)
4. On n'a considéré que les temps de lecture et de frappe. C'est plausible avec un peu de discipline : pour moi, classer un mail demande la frappe d'une seule touche, détruire idem.

Voilà. Les personnes qui ont lu jusqu'ici ont le droit de m'envoyer un mail.

Again : zéro mails dans ma boite de réception. Plus d'infos ici et là.

Par ailleurs :

• 17 mails avant 15h aujourd'hui
• 15 mails ce week-end
• 55 mails vendredi
• 109 mails jeudi !!!
• 56 mails mercredi
• ... and so on.

(mails = mails reçus + réponses, sans compter les spams et les mails détruits)

Zéro mails dans ma boite.
J'en ai parlé sous le terme de Projet Augias. Je viens à nouveau d'atteindre 0 mails dans ma boite. La dernière fois, c'était le [edit]6 février 2008[fin d'edit]. Quelques réflexions, mais rapides, hein.

• C'est un travail de longue haleine, discipline, trucs, blablabla, j'en ai déjà parlé.
• La technologie aide pas mal. Les trois choses qui m'aident beaucoup sont :
• l'extension Quicktext, sous Thunderbird, qui permet de rédiger certains textes automatiquement (formules de politesse, acceptation ou refus d'encadrer un mémoire, demande pour être retiré d'une liste de diffusion...)
• l'extension Nostalgy sous Thunderbird, qui permet de classer automatiquement un mail en faisant Ctrl-S (et plein d'autres choses, mais je suis simple et frugal)
• la version portable (sur clé USB) de Thunderbird, avec les extensions sus-mentionnées. C'est tout bête, mais pendant la pause d'un cours, je reste souvent dans l'amphi, la salle, et là, clé USB, *et je suis chez moi* avec mes dossiers, mes extensions. Tant qu'à rester dans la salle de cours, autant s'occuper...
• Je suis néanmoins halluciné par le flot de mails. Depuis que je suis Coordinateur du département finance, c'est sûr que ça n'a pas aidé. Mais je prends l'exemple des dernières semaines :
• Ce matin, j'ai déjà envoyé / reçu / classé 29 mails. Depuis 8h30, je n'ai fait que ça (plus un peu de surf, mais pas des masses). 
• Hier, j'ai envoyé / reçu / classé 41 mails. Et j'ai fait 6 heures de cours + un déjeuner.
• Avant-hier, j'ai envoyé / reçu / classé 61 mails. Avec un déjeuner au milieu, et arrêt à 17h30 (pots + dîner avec des cadres).

Je trouve ces chiffres extrêmement inquiétants. Je ne suis pas un cadre sup, mais je passe plus d'une vingtaine d'heures chaque semaine à gérer mes mails. C'est du n'importe quoi.
[edit] D'autant plus que je ne compte pas les mails détruits : les spams qui arrivent à passer malgré tout, les mails "pour info", les lettres d'information... Je n'ai pas de stats - faut pas pousser - mais chaque matin, j'ai une vingtaine de ces mails dans ma corbeille (et je vérifie qu'ils sont bien à jeter) et une vingtaine aussi dans ma quarantaine (et je vérifie idem). [fin d'edit]

Je continue à réfléchir à la productivité sur mon autre blog public. Rien de transcendant, je suppose, mais indéniablement une quête personnelle.

En ce jour de Saint Christophe (mais ça n'a rien à voir), je viens de relancer mon blog de productivité personnelle avec un article fracassant et alléchant (parce que "à suivre") sur les logiciels de To-Do listes. Cela peut sembler étonnant, mais après avoir surfé près de 2 jours (c'est les vacances, hein, je fais skeuj veux) et testé des dizaines d'applications de To-Do listes / task managers, j'en suis arrivé à la conclusion suivante : si l'on place un curseur entre "application trop simple, qui fait le minimum requis" et "application un poil trop compliquée, qui en fait juste un peu trop", on a 15% dans la première catégorie, 80% dans la deuxième, et à peine 5% des applications qui correspondent à ma conception d'un utilitaire de ToDo liste. C'est peu.

Comme un orpailleur, je passe mes e-mails au tamis. Au lieu d'aller courir, je remonte le flot des mails. Ce week-end, j'ai acheté un CD rom de dactylo, je vise à être le Jimi Hendrix du clavier.

Paradoxe : plus le temps passe, plus l'accès à l'information devient facile ; mais plus celle-ci devient évanescente.
Bon, je recommence.
Je suis en train de travailler sur des séries historiques, des chiffres économiques, me demande pas, je vais te prendre la tête, et tu as ton hamster à nourrir, je sais bien que je ne suis pas grand chose dans ta vie, juste quelques pixels sur un écran, ou un pantin en amphi, tu vois le topo.
Arrête de m'interrompre, je perds le fil.
Je compile des séries économiques, et j'utilise mon chéri OpenOffice pour faire mes calculs sous tableur.
Ce qui me frappe, c'est qu'il faut développer la virtuosité du mécanicien. Bidouiller dans le cambouis.
Bon, je recommence.
Un tableur, c'est un ensemble de fonctions. Plus le temps passe, plus les producteurs de tableurs (OpenOffice, Google Documents, Zoho...) développent des trucs en plus. Et que je te mets des tableaux croisés, de l'auto-complétion de cellule, des liens web, un distributeur de viagra, des slips en polaire.
Mais les vrais aventuriers, les conquistadors, ce sont ceux qui, il y a 10 ans, inventaient tous les moyens possibles pour contourner les limitations du logiciel.
D'où aphorisme :
Plus l'outil est simple, plus tu es contraint à être ingénieux.
Plus l'outil répond à tes besoins, moins tu es imaginatif.

Voilà un aphorisme que les gars de l'Oulipo ne démentiraient pas.


Après, j'ai continué à écrire, mais ça partait en trucs filandreux, donc je m'arrête là :

Chéris ta clé anglaise, le vrai pouvoir est dans ta main, qui prolonge ton cerveau.

Après un temps de silence (qui pourrait se renouveler), devperso.fr a accouché d'un billet. Comme quoi, ça valait la peine, d'acheter un (trois) nom(s) de domaine. Je suis un financier, je m'engage dans des trucs à coup sûr !

Mon new blog de productivité personnelle tourne désormais sous WordPress avec un hébergement personnel, depuis hier.
C'est peu dire qu'il y a encore des choses à faire, mais c'est marrant, parfois. (Dit-il en retournant en cours). http://www.devperso.fr/

Julien l'a su avant les autres : j'ai ouvert ce week-end un blog dédié à mes interrogations sur la productivité personnelle.
Je voulais délocaliser cette réflexion dans un espace qui lui soit propre, sans forcément me lancer dans une plate-forme que j'administrerais. Je ne suis pas sûr de la longévité d'un tel thème, j'attends de voir, je considère ce deuxième blog public comme une version bêta pour l'instant. Dans les semaines qui viennent, rien de bien nouveau : je posterai là-bas sur des thèmes que mes 3 lecteurs assidus connaissent pour les avoir lus ici. Et on verra bien si ça décolle, façon soufflé, ou si ça retombe, façon soufflé.

Aux US, quand une personne ne peut plus répondre à tous ses e-mails, il arrive qu'elle se déclare en "e-mail bankruptcy" (faillite d'e-mails). Cela consiste pour la personne à détruire tous les mails de sa boite et à repartir à zéro. Jusqu'à la prochaine faillite.
Je propose une extension de ce concept : le time bankruptcy. Je pourrais définir cela comme suit : malgré tous les conseils de productivité appliqués, malgré une gestion qui essaie d'être saine des e-mails, malgré la prise en compte de priorités (important vs. urgent), il peut arriver que l'on y arrive pas, tout simplement parce que le travail qui tombe est supérieur au temps dont on dispose. Et pour étendre encore le concept : évidemment, on ne parle pas que du travail direct, mais il faut inclure les interactions, les réunions. Et tant qu'à faire, inclure aussi la sphère personnelle.
Alors voilà, là, maintenant, je suis en time bankruptcy. Trop de boulot, trop de mails, trop de projets perso, trop d'interactions. Plus envie de rien faire. C'est la limite de toute réflexion sur la productivité : et si, même après avoir appliqué les règles, on a encore trop de choses à faire ?
La solution est probablement dans l'art du bonheur 2, ce livre d'entretiens avec le Dalaï Lama que je suis en train de lire. Mais bon, ce qu'il dit, c'est qu'il faut travailler sur soi-même. Chouette, encore du travail.

J'ai parlé du Chemin de vie, et en parallèle, je lisais "Gagner en efficacité", de Patrick Georges.
A midi, j'ai eu un plantage assez intéressant pour en parler ici : cette sortie de chemin de vie est illustrative, je trouve.
Mon portable a sonné alors que j'entrais au restau avec une amie. Je ne reconnaissais pas le numéro, j'ai répondu. Mon interlocuteur m'a dit qu'il était en train de m'attendre : c'était un déjeuner que j'avais oublié de noter. J'ai ce genre de plantage une à deux fois par an. Ce qui est plus intéressant, c'est la suite. J'ai annulé auprès de mon amie, et suis allé à l'autre déjeuner, parce que je culpabilisais d'avoir oublié un rendez-vous. Typique de l'étape 1 du chemin de vie : j'ai annulé le "nous" (amie) pour "les autres".
Quelques remarques, évidentes pour toute personne normalement constituée, mais pas pour moi jusqu'à très récemment :

• Quand on a un déjeuner important, couper le portable, ou ne pas répondre. J'aurais découvert le message de mon interlocuteur après coup, et je me serais excusé platement. Le terme même de "déjeuner important" est trompeur : quand on fait un truc, on le fait bien, sans zapper vers autre chose, genre la sonnerie du portable.
• Au lieu de cela, à un premier plantage, j'ai rajouté un deuxième plantage. Principe : assumer les plantages, ne pas chercher à les compenser par d'autres, ils ne s'annulent pas, ils s'accumulent.
• Ne jamais réagir à chaud, prendre le temps de se poser pour sortir du contexte "réactif". Parce que c'est impossible de réagir correctement quand on est en ligne. J'aurais dû dire "je vous rappelle d'ici 5 mn", et me poser, et décider ce qui était le mieux pour tous. Et ce qui était le mieux était clairement : je reste déjeuner, et j'assume mon plantage. Il y a quelques pages dans le livre de Patrick Georges sur le fait qu'on prend de mauvaises décisions quand on les prend au feeling, en 3 secondes.

Le seul point positif de tout cela, c'est justement cette leçon. Et je l'écris, pour bien la méditer, régulièrement.

J'aime bien ces petits gadgets qui donnent une information annexe, qu'on peut détourner de sa fonction initiale. J'm'explique-ploc.
J'ai un utilitaire de synchronisation de mes fichiers. Bien pratique pour avoir toujours la version la plus récente des fichiers, à 3 endroits (voire plus) : mon ordi au bureau, mon(mes) ordi(s) à la maison, ma clé USB. Et cet utilitaire donne une info basique, à chaque fois qu'on fait la synchro : le nombre de fichiers concernés (donc modifiés).
Résultat : en deux jours, 50 fichiers modifiés (en fait, un peu plus, j'ai aussi travaillé sur des fichiers qui ne sont pas sur ma clé USB).
C'est un petit indicateur de productivité facile à mesurer, et qui me semble relativement correct (pour mesurer la productivité) : en un jour, combien de fichiers j'ai modifiés / créés ?

Dans la série "les conseils à deux sous qui font gagner beaucoup de temps". Cela faisait plusieurs jours que j'avais dans ma to-do list un truc à faire, assez long (1h-1h30) et je n'avais pas le temps de m'y consacrer. J'appelle le demandeur, et je lui dis "je ne vous oublie pas là-dessus, je vous le fais avant demain soir". Il me répond "Non, mais c'est OK, on a avancé de notre côté, on a envoyé un premier doc". "Ah", réponds-je, "Alors est-ce que vous avez besoin de mon doc ?". Et là, bénédiction des dieux, bouffée d'oxygène, il me dit "Non, on a changé un peu de perspective, on vous tiendra au courant des évolutions".
Je viens donc de découvrir qu'il y a encore une autre manière de gérer des to-dos. J'avais déjà :

1. Ne pas les faire (pas important).
2. Les faire faire par d'autres (déléguer).
3. Les faire.

J'ai désormais :
4. Vérifier qu'elles sont toujours à faire.

2 minutes de coup de fil, 1h30 économisée. Imaginez, si je n'avais pas appelé !
Ce temps dégagé va me servir :

• à rédiger ce thibillet (ça c'est fait)
• à me consacrer à un truc qui n'était pas sur la to-do, qui vient de tomber, et qui est important et urgent
• à travailler sur un de mes projets pendant au moins 1h.

Sensation (très agréable) de contrôle de ma vie (professionnelle...).

Je n'ai pas arrêté de réfléchir à la productivité sur le lieu de travail, et j'ai continué d'expérimenter. Je sais que j'ai un thibillet en déshérence sur le système de capture des notes prises, mais c'est pas pour maintenant.
Là, je veux revenir un peu sur la liste de tâches, avec quelques idées, que je développerai un jour, ou pas.
Faire une liste de tâches, c'est bien à partir du moment où :

1. on arrive à les ordonner par priorité - ce qui implique qu'on aie un système de priorités un peu chiadé, et pas seulement "faut que je le fasse parce que je suis à la bourre"
2. la liste des tâches ne dépasse pas 1/2 feuille A4 (une feuille A5, quoi), sinon, GROS risque de procrastination, déprime. (rien n'est plus déprimant, je trouve, que de retrouver une liste à rallonge sur son bureau le lendemain).

Aujourd'hui, j'ai fait 10 tâches, je suis plutôt content. Motivé, concentré, hop, 10 trucs de moins. Mais cela demande de définir le terme tâche, et on verra qu'il y a un flou.

Ce qui n'est pas une tâche :

• gérer les mails (souvent avec l'agenda), les interruptions (téléphone, collègues), les SMS, voire les réunions
• sinon, ce serait facile : "j'ai envoyé 10 mails, wahou, quelle journée !"
• donc, 10 tâches par jour, c'est en plus du reste.

Cela veut dire qu'à 10 tâches accomplies aujourd'hui, je suis plutôt assez fier.
Maintenant, la vraie question. Qu'est-ce qu'une tâche ?

David Allen, auteur de la méthode GTD, insiste sur le fait qu'on ne peut pas accomplir un projet entier, on peut juste agir sur une succession de tâches, des actions unitaires. Et c'est là où il y a du flou, je trouve.

• Passer un coup de fil, c'est une tâche.
• Rédiger un poly de cours, c'est une tâche.
• Corriger un paquet de copies, c'est une tâche.

Vous voyez le problème ? La granularité. Il me faut 5 mn pour passer un coup de fil, et des heures (plutôt des jours) pour rédiger un poly. Une journée à 10 tâches "coup de téléphone", c'est gnognotte. D'où les deux conseils de Tonton Thib :

1. Décomposer les grosses tâches en bouchées plus facilement grignotables. Exemple : se fixer l'objectif de rédiger 15 transparents, et pas un poly entier ; corriger 10 copies, ou 5 cas. Chacun de ces morceaux sera une tâche, et donnera donc l'impression d'avancer.
2. Ne pas mettre que des tâches rapides (coup de téléphone), mais alterner, doser les efforts. Pas de souci là-dessus : c'est rare qu'on arrive à dire "aujourd'hui, je n'ai que des coups de fil à passer".

Pour demain, reste 6 tâches issues de ma todo d'aujourd'hui. Allez, je recopie ça au propre, et demain matin, j'en rajouterai 4, telle une petite souris grignotant son gruyère sisyphien.