La quête ultime du logiciel de ToDo : 1 – cahier des charges et démarche

To Do.
Creative Commons License photo credit: Travis Isaacs

[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]

Tout cela a commencé par un billet de Mitternacht, sur « comment faire les choses qu’on ne veut pas faire » (ce que j’appelle les Pénibles). Elle suggérait une solution, et une appli. Quelques commentateurs en suggéraient d’autres. Je me suis donc lancé dans la Quête Ultime du Logiciel Ultime de To-Do List.
Cela a commencé par TaskPaper, suggéré par un commentateur. Logiciel correspondant presque parfaitement à ce que je cherchais, mais ne tournant que sur Mac, en local. Cela m’a permis de commencer à définir ce que je voulais d’un logiciel de ToDo :

1. Simple. « Everything should be made as simple as possible, but not one bit simpler » (Albert Einstein). Gérer ses tâches, c’est essayer d’échapper à la distraction ou à la procrastination. Le logiciel qui permet de faire ça ne devrait faire que ça, sans aucune échappatoire, distractive, esthétique ou fonctionnelle.
2. Rapide : possibilité de saisir plusieurs tâches rapidement, à la volée, sans devoir cliquer à chaque fois sur un « Save ».
3. Classable : possibilité de n’afficher que certaines tâches, par exemple en fonction du contexte (Maison, Bureau, Déplacement,…) ou du projet (Prométhée, Phenix…) ou encore de critères abscons (Important, Perso…). Le tout, sans devoir, pour chaque tâche, passer du temps à remplir des cases du genre Contexte, Projet, Critère Abscons…
4. Portable : possibilité d’être lu et transporté et géré sur Mac, PC, téléphone mobile, clé USB, voire en ligne (site Internet).
5. Versatile : chaque tâche doit être facilement modifiable. Par exemple, changer la date d’échéance devrait pouvoir être fait en 1 clic. Idem, changer le Critère Abscons.

TaskPaper répond assez bien à ces 5 critères. Avant tout, il est très Simple, Rapide et Classable. Problème : il n’existe qu’une version Mac, donc la Portabilité est discutable (je passe 10% de mon temps de travail sur mon Mac, 10% sur mon téléphone mobile, et 80% sur un PC). Mais le fichier des tâches est un fichier texte, donc facilement portable sur n’importe quel système d’exploitation, mais moins facilement Classable. La Versatilité non plus ne marchait pas bien, car c’est un fichier texte, modifiable… en tapant du texte.
J’avais aussi, auparavant, testé plusieurs applications : FreeMind, les gestionnaire des tâches de Windows Mobile et de Thunderbird/Lightning.

* Freemind : assez Simple (mais nécessite Java), assez Rapide, Classable uniquement à la main (mais le drag and drop est génial), Portable (car Java), Versatile grâce au drag and drop.
* Gestionnaires de tâches Windows Mobile / Thunderbird+Lightning : le niveau zéro. Simples, mais pas Rapides, Classables au prix d’un renseignement de toutes les rubriques, difficilement Portables, peu Versatiles.

C’était le problème des catégories qui me chiffonnait : une tâche, c’est très souvent :

* Une action
* Un projet
* Un contexte
* Une date limite

Exemple : appeler Machpro, pour le Projet Schmoul, quand je suis près d’un Téléphone, avant 18h demain. Ce qui veut dire que dans une appli « niveau zéro », je dois taper « appeler Machpro », sélectionner le projet Schmoul dans une liste, puis sélectionner le contexte Téléphone dans une autre liste, et enfin sélectionner une date. Sans parler des Critères Abscons…

J’ai très vite trouvé une solution : les Tags. Au lieu de s’embarrasser de multiples catégories (Projet, Contexte, Echéance, Priorité, etc.), il suffit de définir des mots-clés, qui peuvent être un contexte, une priorité, un nom de projet, etc.

Exemple : « Appeler Machpro TAG Schmoul, Tél, Demain, Urgent ».

Ainsi, si je demande tous les tags Urgent, « appeler Machpro » apparaîtra. Et si je suis à côté d’un téléphone, le tag Tél me donnera la liste de tous les appels à faire. Bref, un tag devient un critère de sélection, quelle que soit la nature de l’information. Cela offre une possibilité de moduler les critères à volonté (je mets beaucoup de tags ou très peu) sans tomber dans une application qui complique la saisie des tâches (« et pour quand est-elle dûe ? et quelle est sa priorité ? » gnagnagna…)

J’ai donc commencé ma quête en tapant les mots-clés suivants : online task tag.

La suite plus tard…

Cette entrée a été publiée dans GTD, Productivité, To-Do, travail and taguée , , . Placez un signet sur le permalien.

10 Responses to La quête ultime du logiciel de ToDo : 1 – cahier des charges et démarche

  1. Pingback : La quête ultime du logiciel de ToDo : 2 - analyse de l’existant | DevPerso

  2. Pingback : Pierre Morsa » S’organiser pour réussir, Getting Things Done : par où commencer sur le Web ?

  3. FAB dit :

    Pas mal ton feuilleton, je me dis que cela peut constituer des bribes de ton roman, promis quelque part sur le site.
    Sérieusement, je suis aussi en quête d’un logiciel de to do. Pour l’instant, je mets des mémo sur mon tel portable, et des listes sur des feuilles et des cahiers. Sauf que quand je veux aller vite, le tel, c’est bof et le cahier n’est pas toujours là. Je travaille donc avec un paquet de posts it que je transforme en meta plan sur mon bureau, mon mur ou mon cahier.
    Bref, si tu as mieux, avec éventuellement une fonctionnalité vocale: genre dictaphone pour entrer et sortir la tâche, je suis très preneuse.
    Une question de recherche qui me passe par la tête : quelle est la corrélation entre le type psychique et la quête du logiciel to do ? Autrement dit et pour expliciter ma pensée : est-ce que ceux qui ne sont pas obsessionnels sont aussi en recherche de ce genre d’outils ( j’imagine que non), sont-ils pour autant plus ou moins efficaces ?

  4. CT dit :

    Hello FAB,
    merci pour ces commentaires, qui vont me donner l’occasion de ré-activer ce site après une période un peu chargée professionnellement.
    Le roman définitif est là, mais il n’a rien à voir avec le développement personnel. Quoique…
    Pour le logiciel ultime, j’ai en effet quelques idées, et un billet en souffrance depuis plusieurs semaines. Publication d’ici peu, sur ce blog.
    Enfin, ta question de recherche est très bien vue : je pense que se positionner comme travaillant sur « le développement personnel et la productivité au travail » en dit long sur la personne, son fonctionnement, sa psyché. C’est un peu comme le bonheur : seule une personne qui n’est pas heureuse se pose des questions sur le bonheur ; une personne heureuse ne s’interroge pas sur « qu’est-ce que le bonheur », elle le vit… A creuser, dans un billet, un jour.

  5. FAB dit :

    Alors là, je perds le côté obsessionnel pour retrouver mon bordel habituel, je viens de mettre un temps infini ( que je ne compterai pas) à retrouver ton blog puis ta réponse !
    et j’attaque en philosophe : le bonheur inconscient a un nom : l’imbécilité.
    Etre heureux ne peut à mon sens se concevoir que dans la conscience de l’intermittence du bonheur : je suis malheureux, puis heureux et conscient de l’être.
    Si on faisait un blog sur le temps à perdre en pensée.

  6. senjy dit :

    salut,
    ca existe deja sur iphone tu prends todo de appigio, et un abonnement Rember The Milk(RTM)
    Et voila tout tes criteres remplis.
    RTM s’integre a n’importe quel environnement.

    http://minilien.fr/a0jox5

  7. BB dit :

    Grâce à votre article (qui m’a poussé à en rechercher la définition), j’ai découvert que je souffrais de procrastination depuis 10 ans. Merci Docteur !
    Bon, je vous laisse, j’ai un tonne de travail à repousser à demain !

  8. M. XXX dit :

    Tout ca pour ca……

    Pas étonnant que tu soit obliger de tout remettre à demain !

  9. CT dit :

    Eh oui. Mais je continue à travailler à tout ça. C’est juste que je préfère ME développer plutôt que développer ce site, pour l’instant.

  10. zaphir dit :

    Il y a Things qui paraît pas mal utilisé, mais un peu complexe. J’ai aussi trouvé ActioM Personal, assez simple.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.